Cajas recomendadas para archivos
¿Cuáles son las cajas recomendadas para archivos? Encuentra cajas ideales para guardar y preservar documentos, impresos, fotografías y más ¡Descúbrelas!
Una oficina sin papel es imposible para muchas empresas y mantener el orden una utopía. Como solución, existe una amplia gama de cajas recomendadas para el almacenamiento de archivos diseñadas para mantener los registros, documentos, declaraciones y archivos organizados y accesibles. Hoy te damos la clave para mantener el orden en tu negocio u oficina.
Las cajas de cartón no son solo una solución segura y permanente para nuestros archivos sino que suponen un ahorro de espacio y económico. Además de mantener el orden y optimizar la organización de la empresa, facilita el almacenamiento, envío y transporte de esos mismos archivos.
Las cajas de archivo tienen la función de almacenar elementos como carpetas, legajos o libros. El objetivo, entre otros, es proteger la documentación de todo lo que pueda estropearla: polvo, goteras o cambios de temperatura relativamente bruscos, ya que al estar en contacto directo con el entorno sufren su efecto de forma directa. Por otro lado, su principal ventaja es que facilitan la manipulación y organización, debido a que se ubican sobre estantes y, al ir debidamente identificadas, permiten una consulta más ágil.
Las cajas para archivo deben tener un diseño totalmente funcional, de acuerdo con las condiciones del lugar de almacenamiento, que permita la circulación del aire o totalmente herméticas. Existen tamaños y diseños preestablecidos que concuerdan con el formato y las dimensiones de los documentos a almacenar.
Tipos de cajas para archivos
¿Qué ocurre con los archivos más allá de empresas y oficinas? Existen diferentes tipologías de cajas recomendadas para archivo según la documentación que contengan. Se trata de un uso específico y técnico que requiere una solución de almacenaje y conservación especial. Generalmente se plantean diseños de cajas para ser utilizados según las etapas del ciclo vital de los documentos.
Para archivo central
Por su sistema de apertura frontal, tipo nevera, permite que se puedan manipular y consultar los documentos en la estantería donde se encuentran almacenados.
Para archivo histórico
Por su sistema de apertura superior se utiliza para el almacenamiento de documentos en su fase histórica, por lo tanto se usan en documentación que no tiene manipulación frecuente.
Para bibliotecas
Cartón de conservación montado con pestañas. Su diseño y el sistema de almacenamiento está pensado para la conservación libre de ácido y ligninas, son cajas de una sola pieza con una tapa superpuesta que se pliega a lo largo del lomo, autocerrable y que se abre como un libro. El lomo queda plano para permitir un acceso fácil al contenido. La bandeja es de doble pared con dos pestañas de cierre que se cierran junto al lomo. Con ranuras y lengüetas para su fácil montaje sin necesidad de usar colas o soldaduras.
Cajas con anillas
Estas cajas con anillas suelen ser las más usadas para el almacenamiento de un amplio rango de documentos. Son cajas hechas a máquina con cartón de conservación y ofrecen la más alta calidad con un coste bajo en comparación con el rango de cajas de anillas forradas con tela. Están recomendadas por conservadores de fotografía debido a la calidad del cartón de conservación.
Maletín de cartón con asas
Son cajas de una sola pieza y están diseñadas para almacenar y transportar. Se pueden guardar horizontal o verticalmente y se pueden suministrar con carpetas para dividir o proteger los ítems almacenados en el interior. Este sistema se ha usado para almacenar periódicos, fotografías, pergaminos, documentos, impresos, dibujo,… Estos maletines incorporan una tapa con anclajes de plástico y con una asa también de plástico.
En definitiva, sea cual sea el modelo de las cajas para archivos, lo más importante es que el material debe tener unas características óptimas que garantice la adecuada conservación de los documentos. Este material debe ser resistente al uso, a la manipulación y al deterioro. Adicionalmente, debe tener características de permanencia, es decir capacidad de los materiales de conservar sus propiedades físicas y químicas a través del tiempo.
