10 consejos para organizar un almacén

¿Cómo organizar un almacén? La respuesta a esta pregunta no es fácil. En su organización intervienen procesos, productos, empleados, maquinaria y tecnología…Esta es la razón por la que es necesario diseñar un sistema coherente. A continuación recopilamos 10 consejos para mantener el orden en tu stock y garantizar una gestión lo más eficiente posible de tu almacén.

1. Escoge el sistema de almacenaje adecuado

Uno de los aspectos más importantes para organizar un almacén es contar con un sistema de almacenamiento que cumpla con las necesidades que requiere el negocio. Podemos diferenciar entre cuatro variantes:

• Sistema ordenado. Si apuestas por él, cada producto deberá contar con un lugar fijo, único y predeterminado. Esto te facilitará controlar y ubicar el stock en todo momento.
• Sistema en bloque. En este caso, los productos se apilan en bloque conforme llegan al almacén. Su ventaja es que permite optimizar al máximo la superficie, sobre todo, cuando se trabaja con pallets. Es necesario utilizar referencias para conseguir el orden.
• Sistema de hueco libre. También conocido como sistema “desordenado”. Se basa en la asignación de un hueco a la mercancía según llega al almacén. Tan solo se siguen unos criterios básicos en términos de tamaño, proximidad a la salida, etc. Las referencias aquí también juegan un papel clave.
• Sistema de flujo. Hay dos posibilidades. La primera se llama first in – first out, es decir, “lo primero que entra es lo primero en salir”. Es la más útil en caso de operar con productos perecederos. La otra es last in – first out (“lo último en entrar es lo primero en salir”).

2. Planifica y aprovecha al máximo el espacio

A la hora de organizar un almacén, optimizar al máximo el espacio es vital para aumentar su rentabilidad. El espacio de un almacén es limitado y, por tanto, la planificación es clave para aprovecharlo al máximo. A este respecto, dedica unas horas a analizar tus mercancías y a encontrar la mejor manera de organizarla según tus necesidades.

En cualquier caso, aprovechar el espacio vertical de la mejor manera posible es básico. Sin duda, el uso de estanterías verticales puede multiplicar la capacidad del almacén fácilmente. Has de tener en cuenta los materiales utilizados para su fabricación y, sobre todo, la cantidad de peso que son capaces de soportar.

3. Crea un espacio de recepción

Por muy bueno que sea el sistema de almacenaje que hayas elegido y por mucho espacio que tengas en el almacén, vas a necesitar tomarte un tiempo para colocar cada cosa en su lugar. La única manera de hacerlo sin entorpecer el flujo de salida es contando con un espacio de recepción.

Cuando hablamos de espacio de recepción hacemos referencia al lugar en el que se descarga la mercancía para, posteriormente, llevarla a su ubicación dentro del almacén. Ha de ser amplio y estar un poco alejado del almacén en sí mismo para que la carga no estorbe al realizar otros procesos.

4. Etiqueta todas las referencias de tu stock

Cada producto o pallet que entra en el almacén debe ser etiquetado. De hecho, lo ideal es hacerlo en la zona de recepción a la que hicimos referencia antes. Esto te servirá, por un lado, para encontrar la mercancía posteriormente dentro del almacén. Por otro lado, también te facilitará mucho la gestión de tu inventario.

Sin duda, otro buen consejo que te podemos dar es que automatices este proceso. Actualmente, hay sistemas electrónicos que leen estas etiquetas y que registran las entradas y las salidas de productos, de modo que el inventario se actualiza sobre la marcha.

5. Implementa un sistema de Cross Docking

Hay productos que tardan un tiempo en venderse y que, por tanto, necesitan ser almacenados. Sin embargo, otros no. Esta es la razón por la que necesitas un sistema de Cross Docking.

Cross Docking es un término inglés que hace referencia a un proceso por el cual la mercancía se recepciona y, justo a continuación, se distribuye al usuario. Es decir, que elimina el proceso de picking y de almacenamiento intermedio. Algo que supone un gran ahorro de tiempo y de costes operativos, lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad.

Podemos diferenciar entre tres tipos de Cross Docking:

• Cross Docking predistribuido. Es aquel en el que el proveedor se ocupa de preparar y organizar la mercancía del almacén. De este modo, los trabajadores solo tienen que recibirla y llevarla hasta el medio de transporte que se usará para llevarla al cliente final.
• Cross Docking consolidado. En este caso, la mercancía sí que es manipulada por el personal del almacén, el cual se encarga de acondicionarla según los requisitos del cliente.
• Cross Docking híbrido. Es una mezcla de los anteriores. No es demasiado utilizado, ya que implica una gran coordinación entre el proveedor y el propio almacén.

6. Forma al personal de tu almacén

Todo el personal de la empresa debe conocer cómo se organiza el almacén. La única forma de que este funcione correctamente es que tus trabajadores sepan justo lo que hacer en cada momento. Como es obvio, esto es algo que solo podrás conseguir proporcionándoles los conocimientos necesarios en materia de gestión de stock.

No solo debes darle esta formación en el momento en el que contrates a un trabajador. También es imprescindible que lo hagas siempre que implementes algún sistema informático nuevo o que decidas reorganizar la forma en la que almacenas la mercancía. Este tipo de inversión siempre es rentable.

7. Presta atención a la preparación de pedidos

La preparación de los pedidos es el último paso de la cadena y, probablemente, el más importante de todos. Al fin y al cabo, de ella va a depender el grado de satisfacción del distribuidor o del cliente final, según el caso.

En este sentido, la preparación de los pedidos cobra más importancia conforme disminuye el número de intermediarios posteriores. Por ejemplo, si tienes un ecommerce, lo normal es que los productos que salen de tu almacén lleguen directamente al cliente final. Una mala experiencia de compra implicará que no vuelva a adquirir nada de tu negocio.

8. Implementa un sistema de comunicación en tiempo real

Los trabajadores de tu almacén deben poder comunicarse entre ellos en cualquier momento y sin importar dónde se encuentren. Lo mismo sucede respecto a otros departamentos de tu negocio. Esto es especialmente importante cuando surgen problemas, ya que podrán tomarse medidas que los subsanen con la mayor celeridad posible.

9. Invierte en tecnologías que aumenten la eficiencia

Automatizar los procesos es sinónimo de eficiencia dentro de cualquier almacén. Antes hicimos referencia al etiquetado electrónico de productos, el cual es muy útil de cara a gestionar el inventario con la menor intervención humana posible y reduciendo el riesgo de error a su mínima expresión.

Del mismo modo que sucede con la formación, la inversión en tecnología siempre es rentable a medio y largo plazo. Necesitarás menos plantilla para satisfacer tus necesidades diarias y el trabajo se realizará en menos tiempo. Por ejemplo, esto te permitirá asegurar plazos de entrega más cortos.

10. Realiza controles de calidad

¿Cómo puedes saber que todo marcha bien en la organización de tu almacén? Pues, simplemente, realizando controles de calidad cada cierto tiempo. Por ejemplo, una vez al mes y de manera aleatoria.

Hay muchas herramientas que puedes utilizar en este sentido. Por ejemplo, puedes seleccionar mercancías y revisar que se encuentran correctamente ubicadas dentro del almacén. También puedes efectuar encuestas entre tus proveedores, distribuidores y clientes para averiguar cuál es su índice de satisfacción con tus servicios. Una información muy valiosa que, después, podrás utilizar para mejorar y ser más eficiente.

Desde el equipo de Cartonajes Malagueños esperamos que estos 10 consejos para organizar tu almacén te sean de utilidad. Ponlos en práctica y podrás estar seguro de que funcionará de la mejor manera posible. Recuerda que somos fabricantes de cajas de cartón, la mejor opción para transportar y guardar productos en tu almacén.

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